ENGLISH ISLAND英語島 Magazine - 4月號/ 2021第89期

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打開寄件匣，看看今天你寄出的Email，哪幾封覺得寫得還不錯？哪些自己都發自內心覺得寫得真好。
結果可能不會太令人滿意。寫Email對很多人來說一向都是件麻煩事，有點像寫情書，開頭總是最難，要字句斟酌，又要期待寫出的信能確實發揮效果，情緒激動時寫出來的信，絕對會後悔著想回收。不過和情書不同的是，擁有文采對寫Email而言未必加分，反而可能讓人讀起來覺得囉唆。
寫Email難，怎麼寫出一封 「連你自己都想讀」的Email更難，很多時候我們就在希望快快把它了結中，不多做思考，草草寫完那薛西弗斯式一封又一封的Email。也難怪這一期英語島編輯部要費心找出Email擾人源頭，抽絲剝繭將問題分級、分類，擬出一份對症下藥，簡單就能寫好Email的原則。
相比之下，處理收件匣可以痛快得令人興奮，前提是如果你能試著用效率管理大師David Allen「只處理一遍」（Only Handle It Once, OHIO）的4D經典法則：
Do：做，做出決定與回應。 Delegate：分出去，如果有人能做，就轉寄出去 Defer：延遲，留著以後再行動或日後參考。記得仍要回信告訴對方：我會再告訴你結果。 Delete：如果前面幾項原則都不適用，請果斷刪除。
這封信再多留一天，你能回得更好嗎？假如不會，麻煩立刻處理掉。 現在你大概發現了，一封Email處理得好，一整天的工作效率自然會高。